Administrative Assistant

Привіт, давай знайомитись ближче.

Ми — Quarks, технологічна компанія, що створює нішеві продукти у сфері Social Discovery & Relationship Wellness. Фокусуємось на розробці безпечних та ефективних рішень для знайомств і розвитку стосунків.

А ще Quarks — це:

• 250+ кварків у команді

• Топ роботодавець у 2024 за версією DOU

• Рівень eNPS 80,4%

• Офіс у Києві, хаби у Львові та Варшаві

Наш флагманський продукт Kismia — застосунок для знайомств із понад 80 мільйонами користувачів у 20+ локаціях світу. Також ми працюємо над сервісами для маркетингу, аналітики та модерації.

Наразі ми знаходимось в пошуку Administrative Assistant у команду Back Office, яка створює комфортне середовище для кварків, підтримує ефективну взаємодію між командами та розвиває внутрішню культуру.

Ми також відкриті до найму ветеранів — створюємо умови, у яких можна не просто бути частиною команди, а й зростати.

Твоя зона впливу

Ти безпосередньо впливатимеш на:

• Функціонування офісу та комфортне робоче середовище для всієї команди

• Операційні офісні витрати в межах бюджету

• Координацію підрядників і зовнішніх виконавців

• Своєчасність закриття операційних задач

• Офісні бенефіти та внутрішні ініціативи

• Адміністративну підтримку Administrative Team Lead і C-Level

• Репутацію адмін-функції в компанії

Результати, яких ми очікуємо протягом 6-12 місяців:

• Повністю взяти на себе функціонування офісу — процеси працюють без участі Team Lead

• Налагодити взаємодію з командою й підрядниками; за потреби додати власних перевірених постачальників

• Вести операційні задачі end-to-end самостійно, без мікроменеджменту

• Забезпечити C-Level надійну адмін-підтримку

• Проактивно пропонувати й впроваджувати покращення існуючих процесів

Твої майбутні задачі:

• Забезпечувати життєдіяльність офісу: замовляти їжу та снеки, контролювати наявність усього необхідного, чистоту й порядок

• Вести офісні витрати: контролювати закупки, оновлювати таблиці обліку, писати звіти

• Працювати з кур'єрськими службами

• Проводити оплати та розрахунки через внутрішні системи

• Підбирати та координувати підрядників і постачальників, шукати кращі рішення щодо офісних бенефітів

• Вирішувати ситуативні організаційні питання «під ключ»

• Самостійно вести операційні та проектні задачі

• Організовувати привітання партнерів зі святами від А до Я

• Допомагати івент-менеджеру за запитом

• Надавати адміністративну підтримку C-Level за запитом

• Виконувати доручення керівника, допомагати в командних процесах

Що для нас важливо в цій ролі:

Мінімальний досвід: від 6 місяців у суміжній сфері (адміністрування, операційна робота, офіс-менеджмент)

• Впевнене володіння Google Workspace (Docs, Sheets, Slides)

• Навички ведення й оновлення звітів, роботи з таблицями даних

• Досвід проведення оплат через внутрішні системи

• Досвід роботи з підрядниками та сторонніми постачальниками

• Базова фінансова грамотність, уважність у розрахунках

• Тайм-менеджмент і навички координації сервісів

• Англійська B1 (розуміння матеріалів та інструкцій)

Буде плюсом:

• Досвід роботи у Slack (комунікація, пошук, інтеграції)

• Розуміння принципів роботи з Atlassian (Jira, Confluence)

• Досвід організації подій та внутрішніх активностей

• Базові навички роботи у Canva або Figma (прості задачі)

• Досвід роботи з мерчем

Що на тебе чекає в Quarks:

• Безперебійний офіс. У нашому просторі є все, що потрібно для роботи та відпочинку: обладнані робочі місця, корпоративні сніданки й обіди, душ, кімната для сну, PlayStation, доріжка для ходьби й не тільки. Локація київського офісу — менш ніж хвилина пішки від метро Тараса Шевченка. Побачити офіс очима Василя Байдака можна за посиланням

• Конкурентна заробітна плата. Така, що дозволить зосередитися на розвитку продукту й додасть мотивації. Регулярний перегляд ставки на перформанс рев’ю за результатами роботи

• Lifelong Learning та карʼєрне зростання. Заохочуємо й підтримуємо розвиток через внутрішні тренінги, професійні ком’юніті для обміну досвідом, участь у ключових IT-івентах та компенсацію зовнішніх курсів

• Day off та відпустки для відновлення. На твоєму балансі — 20 днів відпустки, безлімітні лікарняні, зимові канікули та 6 святкових вихідних, які можна використати протягом року

• Турбота про здоровʼя. Медичне страхування, компенсація психолога та відвідування спортзалу — усе для підтримки твого ресурсу

• Спільноти за хобі. Біг, сквош, книжки, підтримка ментального здоров’я — об’єднуємось не лише навколо спільних цілей, а й спільних інтересів

• Quarks Care. Допомагаємо колегам та їхнім родичам, які мобілізувались, демобілізувались або постраждали через війну. Для ветеранів створили розширений пакет бенефітів — з фокусом на підтримку, адаптацію та зростання в команді

Шлях до оферу

Application ➡️ Recruitment Interview ➡️ Professional Interview ➡️ Test Task ➡️ Final Interview with C-Level ➡️ Reference Check ➡️ Job Offer

Наша робота надихає, адже ми щодня об’єднуємо мільйони людей по всій планеті. Занурся в атмосферу Quarks та познайомся з майбутніми колегами в Instagram, LinkedIn і TikTok.