Asistente Administrativa

- Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.

- Notificar la llegada de visitas al personal correspondiente y/o dirigirlos a la sala de reuniones.

- Contestar la central telefónica, transferir correctamente las llamadas telefónicas entrantes y salientes, tomando y distribuyendo los mensajes de manera apropiada.

- Apoyar en la logística de reuniones en la oficina, eventos especiales, etc.

- Apoyar en la coordinación de transporte, reserva de hoteles y/o restaurante, alquiler de vehículos entre otros para las visitas extranjeras de Soventix y del interior del país.

- Generar comprobante de pago a suplidores y enviar a solicitante.

- Creación y gestión de las tarjetas de combustible del personal.

- Gestionar con los proveedores de bienes y servicios las compras administrativas de la empresa.

- Emitir en el sistema las Ordenes de Compras Administrativas

- Custodiar y administrar el material gastable, suministro de limpieza y bienes o equipos de oficina.

- Gestionar la correcta entrega de correspondencia recibida (cartas, facturas, propuestas, etc.).

- Elaborar cartas necesarias relacionadas con gestiones administrativas.

- Coordinar y gestionar la contratación de los seguros requeridos para la empresa (generalmente anuales).

- Coordinar los servicios de mensajería

- Gestionar el soporte tecnológico de la oficina, dando seguimiento a las solicitudes de los colaboradores.

- Coordinar y gestionar el servicio de flotas (móviles) de la empresa a través del portal de la compañía Telefónica.

- Preparar presentaciones escritas y digitales de administración.

- Coordinar la correspondencia de la administración, hacia las demás áreas internas y externas de la entidad.

- Coordinar las labores de aseo y mantenimiento de las instalaciones y el mobiliario.

- Custodiar y administrar el material gastable, bienes o equipos de oficina.

- Cualquier otra función requerida por su supervisor inmediato, relacionada con su puesto.