Assistant Administratif- Bilingue

Key Responsibilities

• Gérer activement l'agenda de la direction en identifiant les priorités, en veillant à ce que les ordres du jour et les documents d'accompagnement soient inclus dans les invitations aux réunions et en gérant les participants.
• Fournir un soutien administratif et une coordination spécifiques aux cadres supérieurs qui lui sont assignés, notamment en gérant leur correspondance quotidienne, en assurant le classement et le suivi, en recherchant des documents, etc., selon les besoins.
• Organiser les réunions et les événements, tant internes qu’externes, y compris la gestion des déplacements, la rédaction de procès-verbaux de réunion, de comptes rendus de discussions et de rapports, ainsi que la mise en place et le nettoyage.
• Gérer la liaison avec les principaux acteurs de l’industrie et les services internes, selon les besoins.
• Assurer que les agendas des services et de la direction sont mis à jour pour maximiser l’efficacité des rendez-vous.
• Instaurer et gérer un système exhaustif d'archivage pour le service.
• Préparer les bons de commande et les notes de frais selon les besoins.
• Surveiller l'efficacité du service pendant les tâches quotidiennes courantes.
• Accomplir diverses autres tâches qui lui seront déléguées ou assignées.
• Collaborer avec l'ensemble de l'équipe administrative afin de garantir une relève et un remplacement en cas d'absence au besoin pour assurer la continuité des activités.
• Les responsabilités peuvent varier en fonction des besoins de l'entreprise et des priorités organisationnelles, selon la nature et le niveau du poste

Skills, Knowledge & Expertise

• Au moins 2 à 3 ans d'expérience dans le domaine administratif.
• Maîtrise approfondie de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Internet, CRM, etc.).
• Diplôme d'études universitaires supérieures ou diplôme dans un domaine connexe (par exemple en gestion d'entreprise ou en communication, un atout).
• Capacité de respecter des échéances serrées et d’assumer la responsabilité de l'exécution rapide et précise des tâches qui lui sont confiées.
• Capacité à mener plusieurs tâches de front et à établir des priorités dans un environnement en évolution constante.
• Compétences en rédaction et en création de présentations multimédias, y compris leurs différents composants.
• Expertise démontrée en matière d'organisation et de communication.
• Expérience éprouvée en résolution de problèmes et en analyse.
• Sens aigu de l'initiative, combiné à un excellent discernement.
• Esprit d'équipe, capacité de gérer plusieurs tâches simultanément et d’établir des priorités dans un environnement dynamique.
• Maîtrise du français et de l'anglais Obligatoir pour communiquer avec les intervenants potentiels et actuels dans l’ensemble du pays.
• Esprit d'entreprise et grande capacité d’adaptation aux besoins changeants.