Executive Assistant & Office Support

Per la nostra sede di Milano, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant & Office Support per sostituzione maternità.

La risorsa fornirà supporto organizzativo, amministrativo e operativo di alto livello all’AD e al Division Director LSE, contribuendo al contempo alla gestione efficiente dei servizi generali e delle attività di office management.

Principali responsabilità:

ATTIVITA’ DI EXECUTIVE ASSISTANT

• Gestire il filtro e lo smistamento delle chiamate in entrata, organizzando la disponibilità dei referenti tramite strumenti digitali di calendario condiviso (es. Outlook, Teams).

• Organizzare in autonomia le trasferte aziendali, includendo prenotazioni di voli, treni, hotel e auto a noleggio, con invio dei biglietti digitali e preparazione di travel kit personalizzati (itinerari, contatti utili, mappe, documenti).

• Curare la pianificazione e l’aggiornamento continuo del calendario elettronico, garantendo precisione e tempestività.

• Gestire l’iscrizione e la partecipazione a eventi aziendali, fiere, webinar e incontri commerciali, anche tramite piattaforme online.

• Produrre documentazione in formato digitale e cartaceo, inclusa la rilegatura di brochure, la redazione di testi, lettere di trasmissione e la formattazione di documenti.

SERVIZI GENERALI/OFFICE MANAGEMENT

• Gestione del centralino, smistando le chiamate in entrata.

• Supervisione e dello smistamento di posta e pacchi aziendali, garantendo un flusso ordinato e puntuale.

• Accoglienza professionale di clienti, ospiti e staff internazionale, assicurando un’esperienza positiva e coerente con l’immagine aziendale.

• Prenotazione e dell’allestimento delle sale riunioni, verificando la disponibilità di materiali e il comfort degli ambienti (notebook, penne, acqua, snack).

• Gestione approvvigionamenti (cancelleria, DPI, rifornimenti per la caffetteria, ecc.), della valutazione dei fornitori, del monitoraggio delle scorte e dell’organizzazione degli spazi di stoccaggio.

• Gestione delle spedizioni tramite pony express e corrieri, occupandosi della prenotazione e del monitoraggio delle consegne.

• Fornire supporto allo staff nell’organizzazione di seminar lunch ed eventi interni, inclusa la gestione del catering.

• Curare le convenzioni travel con hotel, compagnie aeree e altri fornitori, mantenendole aggiornate e funzionali.

• Supportare l’organizzazione dei viaggi e delle prenotazioni per nuovi ingressi e stagisti, facilitando il processo di onboarding.

• Supervisionare la manutenzione degli spazi aziendali e il servizio di pulizie, garantendo ordine, decoro e funzionalità degli ambienti.

• Collaborare all’organizzazione di eventi aziendali, sia interni che esterni, gestendo gli aspetti logistici e operativi.

• Gestione assegnazione di badge aziendali e armadietti personali (locker), assicurando un accesso controllato e sicuro.

Requirements

Requisiti e competenze:

· Diploma o Laurea in ambito economico, linguistico o affine.

· Almeno 3 anni di esperienza in ruoli analoghi, preferibilmente in contesti strutturati o internazionali.

· Buona conoscenza della lingua inglese.

· Solida esperienza nella gestione di agende complesse, trasferte, eventi e fornitori.

· Ottima padronanza del pacchetto Microsoft 365 e degli strumenti di calendarizzazione e videoconferenza.

· Familiarità con piattaforme per prenotazioni viaggi, spedizioni e gestione approvvigionamenti.

· Competenze nella gestione documentale e nell’organizzazione logistica di eventi.

· Eccellenti capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli.

· Proattività, flessibilità e spiccato problem solving.

· Ottime doti relazionali, comunicative e capacità di interfacciarsi con interlocutori diversi.

· Riservatezza, affidabilità e orientamento alla qualità del servizio.

CCNL Applicato : Terziario H011

Come parte del nostro pacchetto retributivo, offriamo Wellhub, la piattaforma globale per il benessere che dà accesso a palestre, corsi fitness, servizi digitali e app per la salute e il wellbeing.

Deerns è un’azienda certificata Great Place to Work® Italia (2025–2026).

Deerns Italia S.p.A. sostiene le pari opportunità lavorative garantendo un ambiente inclusivo e si impegna a combattere tutte le forme di discriminazione. Pertanto, l’integrazione nel nostro team è volta a tutte le persone senza alcuna distinzione di genere, nazionalità, orientamento sessuale, disabilità o età.

I nostri valori comprendono il rispetto, l’integrità, l’innovazione e l’inclusione.

I dati personali saranno trattati in conformità alle disposizioni contenute nel regolamento UE 2016/679.