Deine Aufgaben

Du hältst den Laden am Laufen – und das ist keine Kleinigkeit.
Hinter jedem gut funktionierenden Unternehmen steckt jemand, der die Dinge wirklich im Griff hat: Wer bestellt die Hardware, bevor sie jemand dringend braucht? Wer hat den Überblick über Versicherungen und Verträge? Wer sorgt dafür, dass Rechnungen raus sind und das Büro stets in Schuss? Bei uns bist du diese Person – und du bekommst dafür den Raum, den du verdienst.

Als Office & Operations Stratege (m/w/d) übernimmst du die operative Verantwortung für unser Büroumfeld und unsere internen Prozesse. Du arbeitest selbstständig, erkennst Handlungsbedarf bevor andere ihn sehen, und bringst Struktur in Bereiche, die sonst gerne im Hintergrund verschwinden.

Das machst du bei uns:

• Ausgangsrechnungen – Gemeinsam mit den Projektmanagern stellst du sicher, dass Rechnungen inhaltlich korrekt, buchhalterisch sauber und pünktlich beim Kunden ankommen. In Billomat prüfst du den Zahlungseingang und erstellst bei Bedarf Mahnungen.
• Verträge & laufende Kosten – Du behältst unsere laufenden Verträge im Blick: Telekommunikation (Mobilfunk & Festnetz), Kfz-Versicherungen und Stromverträge. Dazu prüfst du die Nebenkostenabrechnungen unseres Vermieters und klärst bei Bedarf direkt mit den jeweiligen Anbietern.
• Beschaffung von Verbrauchsmaterial & Hardware – Von Kaffee bis zum neuen Laptop: Du erkennst Bedarf, beschaffst bedarfsgerecht und koordinierst die sinnvolle Ausstattung aller Mitarbeitenden.
• Allgemeine Büroorganisation – Du behältst administrative Abläufe im Blick, erkennst Optimierungsbedarf und gestaltest Prozesse aktiv mit – ohne dass jemand fragen muss.

Deine Erfahrungen

Das solltest du mitbringen:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office Management, Assistenz oder in einer operativen Verwaltungsrolle
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise – du wartest nicht auf Ansagen, sondern handelst proaktiv
• Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern, Lieferanten und Vertragspartnern
• Grundverständnis für Rechnungsstellung und kaufmännische Abläufe
• Verlässlichkeit und Diskretion – du weißt, dass Vertrauen die Basis für diese Rolle ist
• Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift

Unsere Werkzeuge

Mit diesen Tools wirst du arbeiten:

• Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets) – unser tägliches Arbeitswerkzeug
• Slack – für die interne Kommunikation im Team
• Asana – für Aufgabenmanagement und Projektübersicht
• Notion – für Dokumentation und interne Wissensbasis
• Billomat oder vergleichbare Rechnungssoftware – für das Ausgangsrechnungsmanagement
• Personio – für HR-relevante Abläufe

Die Ergebnisse

Dein e Kolleg:innen

Mit wem du es zu tun haben wirst:

• Unser Zahlen- & Admin-Team – deine engsten Verbündeten im operativen Alltag
• Projektmanager:innen und Koordinator:innen unserer Disziplinen
• Geschäftsführung – für alle Themen, die Entscheidungen erfordern
• Externe Dienstleister: Versicherungsmakler, Telekommunikationsanbieter, Hardwarelieferanten

Unser Versprechen

Dein Kontakt bei uns