Asistente Ejecutivo (a) Bilingüe

Wuqu’ Kawoq, una organización no gubernamental sin fines de lucro, busca a una persona para el puesto de Coordinador General de Dirección de Ciencia e Innovación, siendo sus principales responsabilidades:

Coordinar y gestionar la ejecución de las prioridades estratégicas, administrativas y operativas de la Dirección Científica y Dirección de Información (CSO/CIO), mediante la articulación de proyectos institucionales, la coordinación entre áreas, la gestión de relaciones con actores internos y externos y el seguimiento oportuno a los compromisos de la Dirección, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales y al fortalecimiento de la gestión del Centro de Investigación en Salud Indígena (CISI).

Sede: Antigua Guatemala

Requisitos Indispensables:

• Dominio avanzado del inglés y español, tanto oral como escrito.
• Mínimo cinco (5) años de experiencia comprobada en un puesto permanente como Asistente Ejecutivo(a), Asistente Administrativo(a) o Secretario(a) Ejecutivo(a), brindando apoyo directo a la alta dirección dentro de una organización.
• Título universitario en Administración de Empresas, Gestión Empresarial, Ciencias Administrativas, Secretariado Ejecutivo Bilingüe, Administración de Oficinas, Negocios Internacionales, Contaduría o un campo administrativo afín.
• Alta orientación al servicio, excelente atención al detalle, absoluta confidencialidad, capacidad para trabajar de forma independiente y habilidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico.
• Disponibilidad para trabajar de forma presencial, a tiempo completo, con sede en Antigua Guatemala, incluyendo desplazamientos regulares a la oficina de Tecpán y visitas de campo cuando las necesidades institucionales lo requieran.
• El dominio del idioma kaqchikel será considerado una ventaja.

Principales responsabilidades:

Gestión ejecutiva de CSO/CIO

• Administrar y priorizar la agenda ejecutiva, las comunicaciones y los compromisos institucionales del CSO/CIO, asegurando una adecuada gestión del tiempo y de las prioridades.
• Gestionar las solicitudes de reuniones, correspondencia y comunicaciones, canalizando oportunamente los asuntos que requieran la atención directa del CSO/CIO
• Preparar reuniones ejecutivas mediante la organización de agendas, recopilación de información, elaboración de documentos de soporte y seguimiento a los acuerdos establecidos.
• Representar al CSO/CIO en reuniones o actividades cuando sea requerido, documentando acuerdos y dando seguimiento a los compromisos adquiridos.

Planificación estratégica y gestión de proyectos

• Coordinar la ejecución y seguimiento de las prioridades estratégicas definidas por el CSO/CIO, asegurando su alineación con los objetivos institucionales.
• Dar seguimiento a proyectos estratégicos, monitoreando avances, riesgos, cronogramas y oportunidades de mejora para facilitar la toma de decisiones.
• Elaborar informes ejecutivos, presentaciones, análisis y documentos técnicos requeridos para reuniones de dirección, Junta Directiva y socios estratégicos.
• Facilitar el seguimiento de acuerdos y acciones estratégicas, promoviendo su cumplimiento oportuno.
  
  

Coordinación institucional y comunicación interna

• Actuar como enlace entre el CSO/CIO y las diferentes áreas de la organización, promoviendo una comunicación efectiva y la coordinación interdepartamental.
• Coordinar reuniones de liderazgo y espacios de trabajo institucional, incluyendo la preparación de agendas, minutas y seguimiento de acuerdos.
• Facilitar la articulación de equipos de trabajo y el seguimiento de flujos operativos para asegurar la ejecución de las prioridades institucionales.
• Coordinar la comunicación con actores internos y externos vinculados a los proyectos y responsabilidades del CSO/CIO.

Coordinación de iniciativas tecnológicas

• Coordinar el seguimiento de proyectos tecnológicos relacionados con sistemas de información, historia clínica electrónica (EHR), aplicaciones móviles y otras iniciativas institucionales.
• Dar seguimiento al cumplimiento de cronogramas, hitos, entregables y acuerdos establecidos con desarrolladores, proveedores y socios tecnológicos.
• Coordinar reuniones técnicas entre equipos internos, proveedores y aliados estratégicos, asegurando el registro y seguimiento de los acuerdos alcanzados.
• Mantener actualizado el estado de los proyectos tecnológicos e informar oportunamente al CSO/CIO sobre avances, riesgos o situaciones que requieran su intervención.

Coordinación administrativa y financiera

• Coordinar el seguimiento de procesos administrativos y financieros relacionados con las responsabilidades del CSO/CIO, facilitando la comunicación con el área contable y administrativa.
• Gestionar el flujo de documentación, aprobaciones e informes para garantizar la continuidad de los procesos institucionales.
• Coordinar la preparación de información, materiales y logística requerida para reuniones con donantes, propuestas de subvención y otras actividades estratégicas lideradas por el CSO/CIO.
  

Coordinación operativa de CISI

• Coordinar las actividades operativas de la oficina del CISI para contribuir a la continuidad y eficiencia de sus procesos administrativos.
• Gestionar la logística de reuniones del Comité de Ética en Investigación (IRB), incluyendo agendas, documentación, seguimiento de acuerdos y registro de minutas.
• Coordinar la programación y comunicación con universidades, centros de investigación y otros socios estratégicos nacionales e internacionales.
• Organizar reuniones internas, talleres y eventos institucionales, asegurando la preparación logística y el seguimiento de los compromisos generados.

Generales

• Promover y modelar un estilo de trabajo alineado con la misión, visión, principios y valores institucionales.
• Participar activamente en reuniones, procesos de formación y demás espacios institucionales convocados por la organización.
• Cumplir y promover el cumplimiento de las políticas institucionales, así como de las normas de Seguridad y Salud Ocupacional (SSO).
• Desempeñar otras funciones inherentes al puesto o que le sean asignadas según las necesidades del área, de la Organización, así como de la disposición del inmediato.

Habilidades:

• Organización y planificación.
• Comunicación efectiva y asertiva
• Análisis y resolución de problemas.
• Negociación y coordinación.
• Gestión del tiempo y de múltiples prioridades

Ofrecemos:

Prestaciones labores de ley.

Herramientas de Trabajo. (laptop-teléfono de trabajo)

Salario: Q 10,000.00

Misión de la institución

Wuqu’ Kawoq está innovando un modelo de atención médica enfocado en brindar servicios de alta calidad con competencia lingüística y cultural para comunidades indígenas, pobres y marginadas en Guatemala.

Visión de la institución

Un futuro en cual jamás será necesario escoger entre prioridades culturales y prioridades de salud y estado social; en que la cultura indígena y marginada viva, vitaliza y transforma el discurso del desarrollo en Guatemala.

Preguntas dirigir correo electrónico a: reclutamientorrhh@wuqukawoq.org