Assistant Administratif_Gestion du Personnel

Overview

Jhpiego

recrute

Pour le compte de l’Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) de l’Accord de Coopération entre le Gouvernement de Côte d’Ivoire et le Gouvernement des Etats-Unis d’Amérique

Poste : Assistant Administratif_Gestion du PersonnelUnité : Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) DGS/MSHPCMU Côte d’Ivoire

Superviseur : Chargé de l’Administration

Supervisés: AucunLieu d’affectation : Abidjan Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) / Agent de Maitrise

Critère spécifique : Poste ouvert aux nationaux ivoiriens

NB : Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception. Le processus de sélection pourra être engagé avant la date limite de dépôt des candidatures.

Résumé :

L’Assistant Administratif, en qualité de Point Focal RH, assure un appui administratif au Chargé de l’Administration dans la gestion courante de l’UGO et le suivi administratif du personnel.

Responsibilities

Spécifiquement, le/la titulaire assurera les responsabilités suivantes :

Gestion administrative du personnel (50 %)

• Tenir à jour les dossiers administratifs et RH du personnel ;
• Assurer le suivi des congés, absences, mouvements et autres situations administratives du personnel ;
• Collecter et vérifier les éléments variables nécessaires à la préparation de la paie ;
• Mettre à jour les tableaux de suivi et outils RH ;
• Préparer les documents administratifs relatifs au personnel ;
• Assurer le suivi des échéances administratives liées à la gestion du personnel ;
• Appuyer la préparation des états et rapports RH ;
• Répondre aux demandes administratives de premier niveau du personnel et orienter les questions nécessitant l’intervention du Chargé de l’Administration ;
• Veiller au respect des procédures RH et administratives applicables ;
• Assurer la confidentialité et la protection des informations relatives au personnel.

Appui aux processus RH (50 %)

• Appuyer la mise en œuvre des processus de recrutement et d’intégration du personnel ;
• Contribuer à la préparation et au suivi des documents liés à l’entrée, à la mobilité et à la sortie du personnel ;
• Appuyer la diffusion des politiques, procédures et informations RH auprès du personnel ;
• Contribuer à la collecte et à la consolidation des informations et données nécessaires aux activités RH ;
• Appuyer l’organisation des activités RH, notamment les réunions, formations et actions de sensibilisation ;
• Participer à la préparation des documents et supports RH selon les instructions reçues ;
• Contribuer au suivi des actions et échéances RH de l’UGO.

Required Qualifications

Formation

• Minimum Bac+2 en Ressources Humaines, ou domaine équivalent ;

Expérience

• Expérience d’au moins 2 ans dans une fonction d’assistant RH ;
• Une expérience dans un environnement de projet ou programme constitue un atout.

Compétences Techniques

• Bonne connaissance de la gestion administrative du personnel ;
• Bonne connaissance des processus RH et des principes de gestion de la paie ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
• Bonne capacité à tenir et mettre à jour des dossiers et outils de suivi RH ;
• Capacité à traiter et organiser des informations confidentielles ;
• Bonne capacité rédactionnelle et organisationnelle.

Aptitudes personnelles et professionnelles

• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Sens du service et des priorités ;
• Bonnes aptitudes relationnelles et esprit d’équipe.

Langues : Maîtrise parfaite du français (écrit et parlé).

Atouts

• Expérience dans un programme de santé ou une organisation internationale ;
• Connaissance des procédures administratives et RH des projets financés par des bailleurs.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Disponibilité et capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs et dans le respect des délais
• Engagement à respecter les règles et exigences de conformité applicables, notamment celles relatives à l’intégrité, à la prévention et à la lutte contre la fraude, à la protection des données et au code de bonne conduite ;
• Conformité aux exigences de diligence raisonnable (vérification des antécédents, déclaration d’intérêts).