Assistent/in, 60% (Mutterschaftsvertretung)

Für unseren Corporate Bereich am Hauptsitz in Zürich (ohne Buchhandel) suchen wir vom November 2026 bis Dezember 2027 befristet eine organisierte, detailorientierte, engagierte und zeitlich flexible Persönlichkeit als

Assistentin, 60% (Mutterschaftsvertretung)

• Gremienbetreuung (Geschäftsleitung, Audit Committee und Verwaltungsrat):

  • Terminplanung und inhaltliche Vorbereitung von Sitzungen

  • Koordination aller organisatorischen Vorbereitungen

  • Erstellung und Nachbereitung von Protokollen

• Generalversammlung:

  • Administrative Vorbereitung und Koordination im Vorfeld

  • Aktive Unterstützung vor Ort während der Durchführung

  • Nachbereitung und administrative Abschlussarbeiten

• Termin- und Agendamanagement:

  • Effiziente, vorausschauende Planung von Meetings, Anlässen und Terminen

• Vertragsdatenbank:

  • Pflege und administrative Erfassung aller Verträge

• Alltägliche Administration:

  • Erledigung der Korrespondenz und allgemeine Sekretariatsaufgaben im Tagesgeschäft

Requirements

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer Assistenzfunktion, inkl. Protokollführung GL und VR

• Exakte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

• Hohe Dienstleistungsorientierung, Zuverlässigkeit und gewandtes Auftreten

• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie gute MS-Office-Kenntnisse