Assistenz der Geschäftsführung / Administration & QM

Ihre Aufgaben

• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen und Maßnahmenverfolgung
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Managementunterlagen
• Organisation und Koordination administrativer Themen und interner Abläufe
• Unterstützung bei Projekten sowie Nachhalten von Fristen, Aufgaben und offenen Punkten
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Vorlagen und Ablagesystemen
• Unterstützung im Qualitätsmanagement, z. B. Dokumentenlenkung, Auditvorbereitung und Maßnahmenlisten
• Erstellung und Aktualisierung von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Checklisten
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse
• Allgemeine organisatorische Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in Assistenz, Administration oder Projektorganisation von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere PowerPoint, Word und Excel
• Sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und gutes Priorisierungsvermögen
• Hohe digitale Affinität und schnelle Auffassungsgabe
• Professionelle Kommunikation, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Eigeninitiative und Freude daran, Themen aktiv voranzutreiben
• QM-Kenntnisse, insbesondere ISO 9001, von Vorteil

Warum wir?

• Eine befristete Einstellung (40 Std. / Woche) für 1 Jahr mit Übernahmechancen
• Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
• Intensive Einarbeitung und schnelle Integration in ein motiviertes Team
• Verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeiten
• Weiterbildungs- und Entwicklungsperspektiven
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche sowie ein 13. Gehalt in Form von Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Attraktive Vergütung, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge nach dem ersten Betriebszugehörigkeitsjahr
• Moderne, neue Büroräume – wir sind dieses Jahr in einen Neubau umgezogen
• Unsere Unternehmenswerte sind uns wichtig – unser Motto: Be real, be flexible, stay together