Back Office Administrative Assistant (M/F)

1. Garante a integridade e a consistência do cadastro de clientes no sistema

• Responsável pela integridade, precisão e manutenção dos registros de clientes em nosso sistema ERP (SAP, Salesforce). Atua como elo entre o cliente e as operações de back-end, garantindo que toda a entrada de dados esteja em conformidade com as políticas da empresa e os padrões globais de dados.
• Gerenciar dados de clientes e contratos (inserção, manutenção e limpeza) nos sistemas de computador, garantindo a consistência dos dados.
• Gerenciar registros do F3C, resolução de casos e priorização de tarefas, respeitando o SLA definido.
• Executa controles específicos de dados mestres no sistema ERP.

2. Verifica o saldo de estoque do cliente

• Compara o saldo de estoque do cliente com os estoques reais.
• Analisando os níveis de estoque, identifica excessos, impacto nas faturas e consistência dos dados. Identifica as causas dos excessos e reporta à equipe de Logística e ao Representante de Vendas para tomada de decisão, como, por exemplo, a aquisição de novo estoque. Ajusta os estoques, se necessário, e informa o Representante de Vendas e o responsável pelos pedidos no departamento de Logística.
• Analisa o registro CSB.
• Monitorar as renovações de contratos ECOPAS dos clientes
• Executa controles específicos de estoque/Ecopass no sistema ERP.

3. Garante o processo de faturamento completo e adequado.

• Executa controles de faturamento específicos no sistema ERP.
• Mensalmente/semanalmente/diariamente, verifica a faturação do período de cobrança e simula o plano de faturamento de acordo com o Guia Europeu de Controle de Faturação.
• Garante o correto encerramento do processo de faturamento mensal.
• Análise pós-faturamento: Identifica, a partir das notas de crédito, as razões para faturamento incorreto e propõe ações corretivas.

4. Realiza faturamento manual e emissão de notas de crédito quando necessário.

• Analisa a lista de faturas manuais, incluindo o cronograma e os requisitos, de acordo com os termos contratuais.
• Insere os dados manualmente quando necessário (dados específicos) e prossegue para a configuração da fatura.
• Executa as notas de crédito conforme decisão do Supervisor Administrativo. - Fatura instalações e serviços prestados ao cliente.
• Contato direto com o cliente administrativo responsável.

5. Executa as consultas de clientes transferidas.

• Recebe os chamados de serviço ("casos" da ferramenta CRM) do Assistente de Atendimento ao Cliente e/ou as solicitações da ferramenta de gestão de sinistros e analisa a consulta:
• Toma as medidas corretivas necessárias.
• Redige a resposta proposta e solicita validação.
• Transfere os chamados de serviço para o responsável pela resposta do cliente, se necessário.

6. Apoio às demais equipes de suporte administrativo do Atendimento ao Cliente

#LI-RO1

Educação

Ensino secundário / ensino médio

Experiência

Gestão de clientes no back office

Competências

Espanhol/Português nível avançado

HABILIDADES PRINCIPAIS:

• Sólidas habilidades em SAP para gestão de clientes no back office. Conhecimento de softwares de escritório (MS Office).
• Bom conhecimento da estrutura da entidade, dos produtos e negócios relacionados ao gás e da organização AL.
• Bom conhecimento de todo o processo de atendimento ao cliente, desde o pedido até a emissão da fatura.
• Conhecimento das ofertas, produtos e serviços da AL
• Conhecimentos básicos de contabilidade
• Habilidades em CRM

HABILIDADES INTERPESSOAIS:

• Coletar e organizar com precisão informações quantitativas e qualitativas.
• Habilidades de análise
• Habilidades de comunicação
• Trabalho em equipe
• Manter o foco, ser organizado e gerenciar prioridades.