Backoffice, Administration & Digitalisierung (40-60%)

Wir sind ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine **zuverlässige, selbständige, organisierte und digital-affine Persönlichkeit **, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft führt.

Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

• Abwicklung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (Rechnungen erfassen, prüfen, verbuchen)
• Fakturierung und Mahnwesen sowie Überwachung offener Posten
• Vorbereitung der Unterlagen für das Treuhandbüro (Quartals- und Jahresabschlüsse)
• Lohnbuchhaltung Abrechnungen von AHV/IV, BVG, UVG, KTG, FAK, etc.
• Prüfung und Verbuchung von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei Budgetierung, Reporting und KPIs – mit dem Ziel, diese Prozesse schrittweise zu ** automatisieren** und zu optimieren

Administration & Office Management

• Administratives Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, Pflege der Personalstammdaten
• Sicherstellen der monatlichen Zeitrapportierung für Projekte und Unterstützung der Projektleiter bei administrativen Aufgaben
• Organisation und Verwaltung des Zürcher & Basler Büros, **Büromaterial- und IT-Equipment-Bestellungen **, Post- und Paketmanagement sowie allgemeine Büroinfrastruktur
• Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags und Unterstützung bei der Planung von Team-Events, Workshops und Meetings

Digitalisierung & Automatisierung

• Analyse der bestehenden Backoffice-Prozesse (Finanzen, Administration, HR) auf ** Optimierungs- und Automatisierungspotenzial**
• Implementierung und Betreuung neuer digitaler Tools und Technologien (z.B. Einführung von Workflow-Automatisierungen, digitaler Belegverarbeitung oder KI-gestützten Auswertungstools), um ** Routineaufgaben zu automatisieren** und effizienter zu gestalten
• **Weiterentwicklung interner Prozesse **: In enger Abstimmung mit dem Team Verbesserungen vorschlagen und umsetzen, z.B. Digitalisierung von Formularen, Optimierung von Genehmigungsabläufen und Integration von Systemen (Buchhaltung, CRM, Zeiterfassung)
• Verwaltung und Pflege unserer Kollaborationsplattformen (z.B. Microsoft Teams, SharePoint) und Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses im Unternehmen
• Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen; erster Ansprechpartner bei Fragen zur Nutzung von digitalen Tools im Backoffice

Qualifikation

• Kaufmännische Grundausbildung oder ähnlich gelagerte Berufserfahrung in Backoffice, Administration ** und** zusätzliche Affinität zu IT-Themen. Ein ** Studium in Informatik oder Wirtschaftsinformatik** (FH/Uni) oder eine vergleichbare Weiterbildung ist von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in administrativen Bereichen (z.B. Buchhaltung, Administration, Büroorganisation) sowie Erfahrung in der ** Digitalisierung von Prozessen** oder Mitarbeit in Automatisierungsprojekten
• Sehr gute **IT-Anwenderkenntnisse : Versierter Umgang mit Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint etc.), Praxis mit ** Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools (z.B. Bexio) wird erwartet
• Technologie-affin und ** analytisch : Du hast eine schnelle Auffassungsgabe für digitale Tools und Prozesse und ** scheust dich nicht vor dem Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Effizienzsteigerung
• **Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise **, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Teamgeist: Du kannst dich klar ausdrücken, arbeitest gerne im Team und bist offen für Veränderungen. Eine ** Hands-on-Mentalität** zeichnet dich aus, und du gehst proaktiv Herausforderungen an
• **Sprachen : Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift ist ein Muss. Gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt; ** Französischkenntnisse sind von Vorteil

Benefits

Wir bieten dir:

• Eine Schlüsselrolle bei der digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice-Bereichs, in der du eigene ** Ideen einbringen und umsetzen**
• Ein modernes Büro im Herzen von Zürich mit zeitgemäßer Infrastruktur sowie der Möglichkeit, teilweise remote zu arbeiten (Home-Office nach Absprache)
• Flexible Arbeitszeitgestaltung in einem 40–60% Pensum
• Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration und IT
• Ein unterstützendes, wertschätzendes Team und eine offene Unternehmenskultur, die von Innovation und Zusammenarbeit geprägt ist
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Digitalisierung, Automatisierung und berufliche Entwicklung, um gemeinsam mit uns zu wachsen

Diese Rolle ist ideal für Kandidatinnen und Kandidaten, die administrative Exzellenz mit IT-Know-how verbinden möchten und Freude daran haben, **traditionelle Backoffice-Aufgaben mittels moderner Technologien effizienter zu gestalten **. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!