Ihre Aufgaben

Effizientes Office Management:

• Professioneller Empfang und die Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und Behördenvertretern
• Selbstständige und proaktive Bearbeitung der gesamten Korrespondenz (Eingangs- und Ausgangspost, E-Mails)
• Koordination und Verwaltung von Terminen, Konferenzräumen sowie die Organisation von Dienstreisen
• Erstellung und formvollendete Gestaltung von Korrespondenz, Protokollen, Berichten und Präsentationen
• Strukturierte Pflege und Organisation digitaler und physischer Ablagesysteme sowie des Dokumentenmanagements
• Schnittstellenfunktion und erste Anlaufstelle für die Geschäftsführung und externe Partner

• Vorbereitung, sorgfältige Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen unter Sicherstellung der sachlichen Richtigkeit
• Erstellung von Ausgangsrechnungen und Angeboten in enger Abstimmung mit der Projektleitung
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und die Kommunikation mit unserem Steuerberater
• Pflege von Stammdaten, Lieferantenakten und vertraglichen Unterlagen
• Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen sowie die Fristenkontrolle
• Mitarbeit bei der Erstellung von Kostenauswertungen, Monatsübersichten und internen Reports

Ihr Profil

Erforderlich:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann / Bürokauffrau, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann / Industriekauffrau oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sicherer und routinierter Umgang mit den MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
• Ausgeprägte Organisationsstärke und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig strukturiert zu priorisieren
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Professionelles und freundliches Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern
• Teamfähigkeit gepaart mit der Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
• Ein sorgfältiger, zahlenaffiner Arbeitsstil, insbesondere bei der Rechnungsprüfung und Abrechnung
  

• Berufserfahrung im Assistenz- oder kaufmännischen Bereich, idealerweise in einem Dienstleistungs- oder Beratungsunternehmen
• Kenntnisse in gängiger Buchhaltungs- oder ERP-Software (z. B. DATEV, Lexware oder ähnlich)
• Weiterbildungen im Bereich Buchhaltung, Controlling oder Sekretariatsmanagement
• Kenntnisse in MS Teams und SharePoint
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Warum wir?

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Gestaltungsspielraum sowie individuelle Förderung und Karriereentwicklung
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen unseres Karriereprogramms
• Kollaboratives und motiviertes Team - standortübergreifende Zusammenarbeit, regelmäßige Teamevents und After-Work-Aktivitäten
• Agiles und digitalisiertes Arbeiten in einem modernen, innovationsorientierten Umfeld
• Exklusive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits bei bekannten Marken aus Mode, Reisen, Freizeit, Wohnen u. v. m.
• Firmenfitness mit einem Zugang zu Tausenden von Sport- und Wellnessangeboten
• Bikeleasing für eine nachhaltige und gesunde Mobilität mit Ihrem persönlichen Dienstrad
• Betriebliche Krankenversicherung - vollständig vom Arbeitgeber finanziert, ohne Gesundheitsprüfung
• Betriebliche Altersvorsorge mit attraktivem Arbeitgeberzuschuss von bis zu 50 %
• Leistungsgerechte Vergütung und echte Wertschätzung Ihrer Arbeit