Executive Assistant

Executive Assistant (H/F)

tigrz est l’agence social marketing du groupe international Cosmo5.

Fondée en août 2019, elle compte aujourd’hui 100 consultants qui accompagnent près de 120 clients (Retail, E-commerce, Telco, Sport, Luxe, Entertainment, etc.) sur 20 marchés.

Combinant consulting stratégique et consulting media, l’agence est partenaire de la croissance de ses clients en apportant son expertise sur toute la chaîne de valeur social media : data & technologies, création & influence marketing, achat d’espace & acquisition.

Tastee est le studio de production et création créé en 2022 au sein de l'agence tigrz. Nous concevons des stratégies de contenu engageantes et des activations sociales percutantes pour
des marques ambitieuses.

Gestion administrative & financière :

• Gestion des factures fournisseurs et suivi des paiements
• Gestion des cartes bancaires corporate
• Gestion des dépenses courantes : notes de frais, acomptes et suivi des justificatifs
• Mise à jour des tableaux de bord
• Contrat client - devis - facturation
• Gestion de l'ensemble du parc informatique
• Commande de fourniture et équipements
• Gestion des abonnements 

Office management & vie d'équipe :

• Coordination des prestataires et gestion des espaces de travail
• Organisation d'évènements internes (team building, partenariat régie, etc.)
• Contribution à la qualité de vie au travail et à la fluidité des opérations
• Veiller à un espace rangé et organisé
• Assistance de la direction
• Mise en place des salles de réunion
• Réception / envoi des colis

Support RH :

• Gestion de l'onboarding et de l'offboarding des collaborateurs
• Recrutement : sourcing, premier entretien, chasse.

 

Qualifications

• Minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire d’Office Manager.

• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Gmail et outils collaboratifs).

• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément avec efficacité et méthode.

• Sens des responsabilités et autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes.

Compétences : 

• Organisation : savoir anticiper, structurer et gérer les priorités avec méthode.

• Rigueur et précision : veiller à ce que chaque tâche soit effectuée correctement.

• Grande réactivité : répondre rapidement aux sollicitations et assurer un suivi efficace des demandes jusqu’à leur résolution.

• Sens du service : accompagner et faciliter le quotidien des collaborateurs.

• Dynamisme et proactivité : prendre des initiatives, anticiper les besoins et trouver des solutions rapidement.

• Excellent relationnel : être agréable, souriant(e), accueillant(e), disponible et à l’écoute.

• Polyvalence : être capable de passer d’une tâche administrative à une mission logistique ou opérationnelle.

• Esprit pratique : ne pas hésiter à effectuer de petites tâches de manutention, à déplacer du matériel, à réceptionner des livraisons ou à aménager des espaces lorsque nécessaire.

• Gestion des imprévus : rester efficace et réorganiser les priorités en cas d'imprévu.

• Fiabilité, discrétion & confidentialité : être une personne de confiance, ponctuelle et professionnelle.

Poste exclusivement en présentiel, pas de télétravail prévu. 

Additional Information

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un environnement stimulant mêlant excellence, innovation et liberté créative

• Une équipe à taille humaine avec une vraie culture de la transmission

• Des projets variés, entre campagnes de marque, activations sociales et contenus éditoriaux

• L’opportunité de construire une vision créative à impact

Le groupe Cosmo5 inscrit la diversité et la mixité durant tout son processus de recrutement afin de garantir un environnement de travail accessible à toutes et tous.