Gestionnaire de note de frais (H/F)

La société ME Group, qui possède les célèbres cabines photo Photomaton, est le leader international du marché des équipements automatisés de service instantané avec 70 millions de transactions dans le monde par an. ME Group a construit son histoire à travers 60 ans d’innovation.
La société ME GROUP est présente dans plus de 19 pays avec une implantation de 50 000 distributeurs automatiques en libre-service.

Cabines photos, bornes d’impression, laveries automatiques et distributeurs automatiques de pizzas sont les pierres angulaires du groupe.

La dimension internationale de notre entreprise offre de nombreuses opportunités dans les différents pays où nous sommes présents.

Le/la gestionnaire de frais professionnels assure le traitement, le contrôle et le remboursement des notes de frais des collaborateurs, dans le respect de la politique interne de l'entreprise, des dispositions fiscales et sociales en vigueur (URSSAF), et des procédures de contrôle interne. Il/elle constitue un point de contact privilégié des salariés et des managers sur les questions relatives aux frais professionnels.

Missions principales

Contrôle et validation des notes de frais

– Réceptionner et traiter les notes de frais des collaborateurs, transmises sous forme papier ou dématérialisée

– Vérifier leur conformité au regard de la politique interne de l'entreprise : justificatifs, plafonds applicables, nature des dépenses engagées, etc...

– Repérer les écarts ou dossiers incomplets, en assurer le suivi et relancer les collaborateurs concernés pour obtenir les régularisations nécessaires

– Procéder à la validation des notes de frais dans l'outil dédié, dans le respect des délais impartis

Traitement administratif et comptable

– Prendre en charge le traitement des notes de frais dématérialisées via l'outil Lucca

– Transmettre les notes de frais au format papier aux services concernés pour leur prise en charge

– Assurer le suivi des avances sur frais et leur régularisation

– Garantir le respect des délais de traitement et contribuer à la fiabilité des données comptables liées aux dépenses professionnelles

Support et relation utilisateurs

– Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des collaborateurs pour toute question relative aux notes de frais, en les accompagnant dans l'application des procédures internes

Reporting et amélioration continue

– Contribuer à l'amélioration continue des processus de gestion des notes de frais, en proposant des actions visant à optimiser la qualité et l'efficacité des traitements

Profil recherché

Formation

– Bac+2 à Bac+3 en gestion, comptabilité ou administration (BTS/BUT Comptabilité et Gestion, BTS Gestion de la PME ou équivalent)

Expérience

– Une première expérience réussie sur un poste similaire (gestion de frais, comptabilité fournisseurs, gestion administrative) est souhaitée

Compétences techniques

– Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel

– Connaissance des outils de gestion de notes de frais appréciée

– Notions de SIRH et d'interfaçage avec la paie

Compétences comportementales

– Rigueur et sens du contrôle

– Discrétion et respect de la confidentialité des données

– Sens du service et qualités relationnelles

– Autonomie et capacité à gérer les priorités, notamment en période de clôture