Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

ProNorm Mainz Brandschutztechnik GmbH ist seit 2009 ein inhabergeführter Fachbetrieb für baulichen Brandschutz. Mit unserem Team planen und realisieren wir Brandschutzlösungen für Bauherren, Architekten und Generalunternehmer, vom Einfamilienhaus bis zu Großprojekten wie Kliniken, Hotels und Ministerien. Ergänzend bieten wir mit starken Partnern auch Isolierungs-, Handwerks- und schlüsselfertige Bauleistungen an.

Brandschutz ist gesetzlich vorgeschrieben, bei jedem Neubau und bei jeder Sanierung im Bestand. Das macht unsere Branche krisensicher und gibt uns die Stabilität, langfristig zu planen. Unser Büro ist klein, aber das Herz des Betriebs: Von hier aus laufen unsere Projekte und auch die kaufmännischen Themen weiterer Unternehmen der Inhaberfamilie. Wir wachsen und wollen unser Büro dabei digitaler und effizienter aufstellen. Deshalb suchen wir jemanden, der nicht nur mitarbeitet, sondern mitgestaltet, und der Technik als Werkzeug sieht, nicht als Hürde.

Aufgaben

• Du begleitest unsere Bauprojekte kaufmännisch: Du erstellst Angebote, wickelst Aufträge ab und kümmerst dich um Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Nachträge.
• Du übernimmst den Einkauf von Brandschutz- und Baumaterialien, holst Angebote ein, verhandelst mit Lieferanten und Herstellern und behältst Liefertermine im Blick.
• Du betreust die Buchhaltung für mehrere Firmen, inklusive Debitoren und Kreditoren, offener Posten und Mahnwesen, und bereitest die Unterlagen für den Steuerberater vor.
• Du bist Ansprechperson für Bauherren, Architekten, Partnerfirmen und unser Team auf der Baustelle.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, im Groß- und Außenhandel oder als Industriekauffrau/-mann
• Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung, idealerweise im Handwerk, in der Bau- oder Haustechnikbranche
• Sichere Kenntnisse in der Buchhaltung, insbesondere offene Posten, Mahnwesen und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• Erfahrung im Einkauf und im Umgang mit Lieferanten und Herstellern
• Idealerweise Erfahrung mit Baurechnungen, Aufmaß oder der VOB
• Du bist am Computer richtig fit, arbeitest sicher mit MS Office und lernst neue Programme schnell und gerne. Kenntnisse in DATEV oder Branchensoftware sind ein Plus.
• Du bist offen für neue Technologien, z. B. digitale Belegverarbeitung, Cloud-Lösungen oder KI-Tools, und probierst Neues lieber aus, als am Gewohnten festzuhalten.
• Du arbeitest pragmatisch und lösungsorientiert, packst an und behältst auch bei vielen Themen gleichzeitig den Überblick.
• Du hast Lust, Verantwortung zu übernehmen und die Abläufe im Büro aktiv weiterzuentwickeln.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

• Ein sicherer, unbefristeter Arbeitsplatz in Vollzeit in einer Branche, die auch in Zukunft gebraucht wird
• EGYM Wellpass mit Arbeitgeberzuschuss
• Echte Verantwortung und Gestaltungsspielraum von Anfang an
• Kurze Wege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Abwechslungsreiche Aufgaben rund um spannende Bauprojekte und mehrere Unternehmen statt Routine
• Die Chance, die Digitalisierung unseres Büros aktiv mitzugestalten
• Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenloser Parkplatz

Wer Dienst nach Vorschrift sucht, ist bei uns falsch. Wer etwas bewegen will, genau richtig. Bewirb dich gerne ohne Anschreiben. Wir freuen uns auf dich!