Office Manager (m/w/d)

Wir wachsen und brauchen eine:n Macher:in im Hintergrund – jemanden, der/die den Laden am Laufen hält, Verantwortung übernimmt und ohne den/die wir schlicht nicht funktionieren.

Aufgaben

• Du hältst den Betrieb am Laufen: Büroorganisation, Materialbeschaffung, Postkoordination und alle wiederkehrenden administrativen Aufgaben liegen in Deiner Hand
• Du verantwortest On- und Offboardings von Mitarbeiter:innen – von der Technikeinrichtung über Systemeinführungen bis zur Geräterückgabe
• Du übernimmst HR-Administration: Arbeitsverträge, Bewerberkommunikation, Jubiläen und die Organisation von Teamevents
• Du bist unsere QM-Beauftragte:r: Du bereitest Audit-Unterlagen vor, führst das jährliche Audit durch und stellst die Zertifizierung sicher
• Du managst die AVGS-Abwicklung inkl. Kommunikation mit Ämtern und Maßnahmenummernänderungen sowie die Rechnungsstellung
• Du pflegst unsere Systeme u.a. – HubSpot, OneDrive, DATEV, und weitere – und bist erste Anlaufstelle, wenn etwas nicht läuft
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei strategischen Einzelprojekten und allem, was sonst anfällt

Qualifikation

• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer ähnlichen Rolle mit breitem Aufgabenspektrum
• Software Affinität, versierter Umgang mit CRM Systemen, MS Office etc.
• Du behältst den Überblick, auch wenn fünf Dinge gleichzeitig passieren – und priorisierst ohne Aufforderung
• Erfahrung mit HubSpot, DATEV oder MS OneDrive ist ein Plus
• Du bist zuverlässig, diskret und kommunizierst klar – nach innen wie nach außen
• Du brauchst kein Micromanagement – Du erkennst selbst, was zu tun ist, und erledigst es
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative sowie hohes Maß an Selbstorganisation

Benefits

Was Dich bei uns erwartet

• Hybrides Arbeiten: Mittwoch und Donnerstag vor Ort in Frankfurt am Main – die übrigen Tage work from anywhere
• Eine Rolle mit echter Verantwortung – Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung
• Ein eingespieltes Team mit direkter, wertschätzender Kultur und kurzen Entscheidungswegen
• Moderne Arbeitsumgebung mit Tools, die wirklich helfen
• Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen

Kein klassisches Anschreiben nötig. Schreib uns kurz, welche konkreten Schnittmengen Du zwischen Deinem Profil und der Rolle siehst – direkt und auf den Punkt. :-)

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!