Office Manager*in & Assistenz der Geschäftsführung

Deine Rolle bei uns im Team

Als Office Manager*in und Assistenz der Geschäftsführung sorgst du dafür, dass unsere Agentur im Alltag organisatorisch und administrativ rund läuft. Diese Rolle lebt von einer gesunden Bodenständigkeit und Abwechslung: Mal bereitest du vertrauliche Unterlagen für die Geschäftsführung vor, mal sorgst du dafür, dass Getränke und Büromaterial da sind. Beides gehört für dich selbstverständlich dazu – kein Handgriff ist dir zu klein.

Dabei verbindest du einen ausgeprägten Servicegedanken mit Struktur, Priorisierung und einem guten Gespür für Menschen, Prozesse und smarte Lösungen.

Office Management lebt auch vom Vor-Ort-Sein. Deine regelmäßige Präsenz in der CAMERA ist ein wichtiger Teil dieser Rolle. Mobiles Arbeiten ist möglich, richtet sich aber nach den betrieblichen Erfordernissen.

Die Aufgaben sind so organisiert, dass die Rolle auch in Teilzeit ab 80 % (mindestens 32 Wochenstunden) ausgeübt werden kann. Dabei arbeitest du eng mit einer weiteren Backoffice-Kollegin zusammen und stimmst Zuständigkeiten sowie Vertretungen verlässlich ab.

Das gehört zu deinen Aufgaben

• Du organisierst unseren Büroalltag – von Post und Bestellungen über Telefonzentrale und Terminkoordination bis zu administrativen Abläufen, die gut funktionieren
• Du entwickelst digitale und analoge Prozesse weiter und sorgst dafür, dass Informationen, Dokumente und Zuständigkeiten gut strukturiert sind
• Du koordinierst externe Dienstleister, insbesondere im IT-Bereich, und bist intern die erste Anlaufstelle für organisatorische und technische Fragen.
  
  Assistenz der Geschäftsführung
• Du unterstützt die Geschäftsführung (zwei Personen) bei wiederkehrenden administrativen und organisatorischen Aufgaben – etwa beim Aktualisieren und Aufbereiten von Zahlenübersichten oder bei der Einführung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Dabei gehst du mit vertraulichen Informationen selbstverständlich diskret um
• Du unterstützt bei der Reiseplanung, koordinierst Termine und bereitest Unterlagen und interne Abstimmungen vor. Dabei behältst du Fristen und To-dos stets eigenverantwortlich im Blick.
  
  Projektkoordination
• Du unterstützt unsere Berater*innen bei organisatorischen Aufgaben rund um die Arbeit für unsere Kunden – von der Workshopvorbereitung bis zum Bestellwesen.

Was du mitbringst

• Du hast eine Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder vergleichbare praktische Erfahrung gesammelt
• Im Anschluss hast du drei bis fünf Jahre Berufserfahrung gesammelt - im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Rolle – idealerweise in einem dynamischen Unternehmens- oder Agenturumfeld
• Du denkst in Lösungen, kannst gut organisieren, priorisieren und übernimmst Verantwortung für deine Themen und Timings
• Diskretion und Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich – auch im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Du hast Freude an digitalen Tools und Prozessen. Kleinere technische Herausforderungen löst du pragmatisch und externe IT-Dienstleister weißt du gut zu koordinieren
• Mit Microsoft 365, Teams, Word, Excel und PowerPoint gehst du sicher um
• Du hast eine selbstständige, strukturierte und verbindliche Arbeitsweise
• Du hast Freude an Zusammenarbeit, bist neugierig und lernbereit und hast Interesse an Themen rund um Führung, Transformation und Unternehmenskommunikation.

Was dich bei uns erwartet

Was wir dir bieten

• Ein Jahresbruttogehalt von 42.000 bis 54.000 Euro bei einer Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden – abhängig von Erfahrung und Kompetenzen
• Wir arbeiten dich strukturiert ein und geben dir Raum, in deine Verantwortung hineinzuwachsen und die Rolle mit der Zeit weiterzuentwickeln
• Übernahme der Kosten für den ÖPNV
• Pluxee-Restaurantgutscheine
• Egym Wellpass
• Beteiligung am Bonuspool – abhängig vom wirtschaftlichen Erfolg der Agentur
• Einen besonderen Arbeitsplatz in der CAMERA in Frankfurt-Bockenheim sowie ein kollegiales Team mit kurzen Wegen und viel Gestaltungsspielraum
• Die Flexibilität, einen Teil deiner Arbeitszeit mobil zu arbeiten, davon bis zu 20 Tage aus dem europäischen Ausland.