Sachbearbeiter Auftragsmanagement (m/w/d)

FASTR ist einer der führenden Energiedienstleister in Deutschland. Wir haben unseren Hauptsitz in Düsseldorf, wurden 1989 in Aachen gegründet und verfügen über Niederlassungen in Berlin, Hamburg, Leipzig, München und Mittenwald. Unser ursprünglich familiengeführtes Unternehmen ist im Mai 2025 eine Partnerschaft mit KKR eingegangen und befindet sich in einer spannenden Wachstums- und Veränderungsphase mit einer klaren Vision: als Dekarbonisierungspartner der Immobilienwirtschaft einen attraktiven Beitrag zur Energiewende zu leisten. Wir betreiben heute bundesweit mehr als 800 eigene Energieerzeugungsanlagen und versorgen über 2 Mio. m² Gebäudefläche mit Wärme, Kälte oder Strom. Dazu gehören Wohn- und Bürogebäude, Gewerbe- und Spezialimmobilien.

Aufgaben

Als Sachbearbeiter Auftragsmanagement (m/w/d) sorgst du gemeinsam mit deinen Kolleg:innen im technischen Anlagenmanagement und externen Dienstleistern dafür, dass unsere Energieversorgungsanlagen zuverlässig betreut werden. Dabei koordinierst du Abläufe, behältst Termine im Blick und unterstützt bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.

• Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Serviceanfragen und Störungsmeldungen
• Koordination von Wartungs-, Service- und Prüfungsaufträgen
• Beauftragung und Abstimmung mit externen Dienstleistern
• Überwachung von Terminen und Nachverfolgung offener Vorgänge
• Prüfung und Erstellung von Rechnungen
• Pflege von Stammdaten und Dokumentationen
• Erstellung von Auswertungen und Übersichten
• Kommunikation mit Kund:innen, Dienstleistern und internen Fachbereichen
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Prozessen

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in der Sachbearbeitung, Auftragsabwicklung, Servicekoordination, Kundenbetreuung oder im Backoffice
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Vorgänge gleichzeitig im Blick zu behalten
• Freude an der Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen
• Serviceorientiertes Denken und eigenverantwortliches Arbeiten
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Von Vorteil, aber kein Muss:

• Erfahrung im Energie-, Immobilien-, Handwerks-, Facility-Management- oder technischen Umfeld
• Erfahrung mit ERP- oder Dokumentenmanagementsystemen

Benefits

• Stabiles Firmen- und Eigentümerumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Weiterentwicklungs- und Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Gleitzeit und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Abstimmung
• Kostenfreier Parkplatz
• Regelmäßige Firmenevents
• Jobrad
• Betriebliche Zusatz-Krankenversicherung