Das erwartet dich

Du bist die Person, die den ersten Eindruck prägt: für Mandanten, Gäste und neue Kolleg:innen gleichermaßen. Mit deinem Gespür für Menschen, deinem Organisationstalent und deiner Eigeninitiative schaffst du eine Atmosphäre, in der sich alle sofort willkommen und gut aufgehoben fühlen – bevor überhaupt das erste Gespräch geführt wurde.

Gemeinsam mit dem Office-Management-Team hältst du unserem Team aus allen Bereichen den Rücken frei: Du behältst den Überblick, wenn es mal hektisch wird, denkst einen Schritt voraus und sorgst dafür, dass der Büro-Alltag einfach läuft – verlässlich, strukturiert und mit dem richtigen Mix aus Ruhe und Energie.

Deine Vorteile

• Moderne Arbeitsweise: Schnell, papierlos, digitale Tools und Schnittstellen
• Umfangreiche Einarbeitung: Dein erfahrenes Team zeigt dir alles, was du brauchst
• Zentrale Lage: Optimale Anbindung für deinen Arbeitsweg
• Urlaub: 30 Tage + 6 zusätzliche freie Tage
• Mobilität: Komplettübernahme deines Deutschlandtickets
• Finanzielle Unterstützung: Nettolohnoptimierung und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Wertschätzung und Vertrauen: Wir begegnen uns auf Augenhöhe
• Teamzusammenhalt: Offene Kommunikation und starker Zusammenhalt
• Firmenevents: Gemeinsam Erfolge feiern und entspannen
• Gesunde Arbeitsplätze: Ergonomische Ausstattung für dein Wohlbefinden

Deine Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle für Mandanten, Gäste und das gesamte Team – persönlich, telefonisch und digital
• Koordination von Terminen, Post, Bestellungen und Büroausstattung sowie Verantwortung für einen reibungslosen Tagesablauf
• Unterstützung aller Abteilungen bei administrativen Aufgaben – von der Dokumentenvorbereitung über Reisebuchungen bis hin zur Korrespondenz
• Koordination von Dienstleistern (z. B. Handwerker, Catering, Lieferanten) mit Blick auf Qualität und Timing
• Mitarbeit bei der Organisation interner Events, Schulungen und Teamprojekte
• Du erkennst, was fehlt, bevor es auffällt – und bringst eigene Ideen aktiv ein

Du bringst mit

• Erfahrung im Bereich Teamassistenz, Office Management oder vergleichbaren Rollen – idealerweise im Dienstleistungsumfeld
• Freude daran, für unterschiedliche Menschen und Aufgaben gleichzeitig da zu sein
• Strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Offenheit für digitale Tools und Prozesse – bei uns arbeiten wir papierarm und zukunftsorientiert
• Zeitliche Flexibilität innerhalb unserer Bürozeiten (Mo–Do 08:30–17:30 Uhr, Fr 08:30–16:00 Uhr)
• Sehr gutes Deutsch (C1) und solides Englisch (mind. B1)
• Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in DATEV sind ein Plus