Front Desk Assistant (m/w/d) – Empfang & Assistenz im Immobilienmanagement

Stellenbeschreibung

Du bist nicht nur „die Stimme am Telefon“, sondern das Herz des Empfangs.

Mit deinem freundlichen Auftreten, deiner ruhigen Art und einem offenen Ohr sorgst du dafür, dass sich alle bei uns gut aufgehoben fühlen – ob Kunden, Kollegen oder externe Partner.

Als Front Desk Assistant im Immobilienmanagement am Standort Hamburg bist du unser organisatorisches Multitalent: erster Eindruck, gute Seele und verlässliche Unterstützung im Tagesgeschäft. Du behältst den Überblick – am Empfang, im digitalen Posteingang und bei allen kleinen Handgriffen, die den Alltag leichter machen.

Du liebst den Kontakt zu Menschen, hast ein echtes Organisationstalent und lässt dich auch in turbulenten Momenten nicht aus der Ruhe bringen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Deine Aufgaben

• Empfang & Telefonzentrale: Du begrüßt Gäste, koordinierst Termine, gehst ans Telefon und leitest Anfragen weiter – freundlich, souverän und klar
• Post & Dokumentation: Du öffnest die Eingangspost, digitalisierst sie und sorgst für eine zügige Weiterverteilung – dabei behältst du auch das große Ganze im Blick
• Unterstützung im Tagesgeschäft: Du unterstützt die kaufmännischen Objektbetreuer im Tagesgeschäft, nimmst Anliegen auf, strukturierst eingehende Informationen und leitest diese an die zuständigen Kollegen weiter
• Daten & Ordnung: Du sorgst für eine ordentliche Ablage eingehender Unterlagen und unterstützt bei der Pflege von Stammdaten, damit Informationen vollständig und aktuell verfügbar sind
• Teamarbeit mit Herz: Du teilst dir die Empfangszeiten mit Kollegen (8-17 oder 9-18 Uhr) und bist Teil eines Teams, das sich gegenseitig unterstützt

Dein Profil

• Fundierte Basis: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder im Hotelfach und bringst erste Erfahrung im Empfangsbereich oder Front Office mit
• Kommunikativ & gelassen: Du telefonierst gern, bleibst auch bei hoher Taktung freundlich und hast ein Gespür für Menschen und Situationen
• Multitasking mit System: Gäste begrüßen, Mails weiterleiten, Anfragen koordinieren. Du verlierst nie den Überblick und behältst auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf
• Teamgeist mit Servicefaktor: Du arbeitest gern mit anderen zusammen, bist hilfsbereit und bringst eine große Portion Dienstleistungsmentalität mit
• Fit in MS Office & Sprache: Mit Word, Outlook & Co. bist du vertraut und kannst dich auch schriftlich klar und freundlich ausdrücken

Warum wir?

• Fit und aktiv: Mit unserem Firmenfitnessangebot über EGYM Wellpass bleibst du sowohl körperlich fit als auch mental stark – die perfekte Balance für deine Work-Life-Balance!
• Mobilität, die dich weiterbringt: Nutze unser Mobilitätskonzept mit dem Deutschlandticket oder einem Businessbike – ganz nach deinen Bedürfnissen
• Wohl durchdachte Einarbeitung: Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser! Ein erfahrener Pate begleitet dich in der Anfangszeit und sorgt dafür, dass du dich schnell zurechtfindest
• Immer einen Schritt voraus: Profitiere von kontinuierlichen Fort- und Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere aktiv voranzutreiben
• Mehr als nur Urlaub: Neben 30 Tagen Erholungsurlaub hast du an Heiligabend und Silvester frei und bekommst an deinem Geburtstag einen halben Urlaubstag
• Dein neuer Wohlfühlort: Ob du nach Hamburg ziehst oder einfach nach einem neuen Zuhause suchst – wir stehen dir bei der Wohnungssuche zur Seite und helfen dir, schnell in der Stadt anzukommen

Kontakt

Fragen? Ich bin für dich da! Melde dich gerne telefonisch oder per WhatsApp bei mir, Vanessa Mauri Stephan, unter 0171 7633860. Bitte sende keine Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf oder Zeugnisse über WhatsApp, um den Datenschutz zu gewährleisten.