Sachbearbeitung (m/w/d)

INKLUSIVA Leipzig e. V. ist eine dynamische und innovative Non-Profit-Organisation mit Sitz in Leipzig. Wir unterstützen Menschen mit Beeinträchtigungen oder Traumahintergrund sowie deren Familien auf ihrem Lebensweg und setzen dabei Maßstäbe in der Inklusionsarbeit. Mit einem engagierten Team legen wir großen Wert auf die Qualität unserer Dienstleistungen und schaffen Räume, in denen die Vielfalt der Lebensrealitäten sichtbar und lebendig wird. Unsere Mission ist es, Inklusion aktiv zu gestalten, getragen von Werten wie Empathie, Offenheit, Zuverlässigkeit und sozialer Verantwortung.
Zur Verstärkung unserer Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine sachkundige Sachbearbeitung (m/w/d), die sowohl im Bereich der vorbereitenden Buchhaltung als auch in der Personaladministration wirkt – vielfältig und verantwortungsvoll.

Aufgaben

Finanzen & vorbereitende Buchhaltung

• Sie übernehmen die Rechnungsprüfung, prüfen formale und inhaltliche Richtigkeit und bereiten Rechnungen zur Zahlung und Freigabe vor.
• Sie prüfen Bankbelege, überwachen Zahlungseingänge und klären Zahlungsversäumnisse inkl. Bearbeitung von Mahnungen.
• Sie erstellen monatliche und jährliche Übersichten der Zahlungseingänge und ordnen diese den jeweiligen Kostenstellen, Klient*innen oder Leistungsbereichen zu.
• Sie unterstützen den Zahlungsverkehr sowie die Zusammenarbeit mit externen Stellen (z. B. Steuerberatung).
• Sie wirken bei der Vorbereitung von Auswertungen, Abrechnungen und Nachweisen (z. B. gegenüber Kostenträgern) mit.

Personaladministration & HR-Unterstützung

• Sie bearbeiten Mitteilungen des Arbeitsamtes eigenständig und legen diese datenschutzkonform digital in den jeweiligen Personalakten ab.
• Sie pflegen Personalstammdaten, Personalakten sowie abrechnungsrelevante Unterlagen mit höchster Sorgfalt.
• Sie übernehmen die Kontrolle und Pflege der Jahresarbeitszeitkonten, prüfen Leistungs- und Arbeitszeitnachweise auf Vollständigkeit und Plausibilität und klären Rückfragen selbstständig mit Mitarbeitenden (Personal/Buchhaltung in CC).
• Sie übertragen die aktuellen Zahlen aus den Jahresarbeitszeitkonten in die entsprechenden Personal- und Klient*innendateien (z. B. Stundenverteilung, Datenbanken).
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung lohnrelevanter Daten für externe Abrechnungsstellen.

Verwaltung, Datenschutz & Schnittstellen

• Sie arbeiten diskret und stellen eine klare Trennung sensibler Informationen sicher: zwischen Mitarbeitenden, Verwaltung und Geschäftsführung.
• Sie achten konsequent auf Datenschutz, Vertraulichkeit und Zugriffsrechte (DSGVO-konform).
• Sie unterstützen bei der Weiterentwicklung administrativer Prozesse und der Pflege interner Datenbanken und Dokumentationssysteme.
• Sie übernehmen allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben zur Entlastung der Geschäftsführung und Fachbereiche.

Qualifikation

Fachliche Qualifikation (Hard Skills)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder einschlägige Berufserfahrung in Verwaltung, Buchhaltung oder Personalwesen.
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, Rechnungsprüfung und im Umgang mit Zahlungseingängen.
• Kenntnisse in der Personaladministration, idealerweise mit Bezug zu Arbeitszeiten, Leistungsnachweisen oder abrechnungsrelevanten Daten.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise Erfahrung mit Buchhaltungs-, HR- oder Dokumentationssystemen.
• Sehr gutes Zahlenverständnis sowie strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise.

Persönliche Kompetenzen (Soft Skills)

• Hohes Verantwortungsbewusstsein, absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Personal- und Finanzdaten.
• Klare Haltung zu Datenschutz, Rollenklärung und Informationsgrenzen innerhalb der Organisation.
• Selbstständige, zuverlässige und vorausschauende Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke bei gleichzeitiger Professionalität und Klarheit in sensiblen Angelegenheiten.
• Organisationsgeschick, Genauigkeit und Belastbarkeit im administrativen Alltag.
• Identifikation mit den Werten eines inklusiven, gemeinnützigen Trägers.

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitoptionen sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
• Leistungsgerechte Vergütung und betrieblicher Altersvorsorge
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• 30 Tage Urlaub
• einen Fahrtkostenzuschuss von 100% für das Deutschland-Ticket
• Wertschätzendes, engagiertes Team in einer offenen Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
• Sinnstiftende Tätigkeit mit direktem Einfluss auf die Qualität unserer Abläufe und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden
• Moderne Arbeitsmittel und eine angenehme, professionelle Arbeitsumgebung

Werden Sie Teil von INKLUSIVA Leipzig und unterstützen Sie unsere Arbeit durch Ihre Sorgfalt, Ihr Know-how und Ihre Verlässlichkeit – für reibungslose Abläufe, zufriedene Mitarbeitende und eine starke Organisation.

Wir freuen uns Sie kennenzulernen!