SITE ADMINISTRATIVE

Descripción

¿Tienes experiencia como Site Administrative? Actualmente nos encontramos en búsqueda de un perfil de Site Administrative en Tilarán - Costa Rica con experiencia entre 1 a 3 años realizando las siguientes funciones:

Funciones

Brindar soporte administrativo integral al equipo de proyecto en obra, asegurando la correcta gestión documental, administrativa y logística del sitio, así como el control y seguimiento de los procesos internos, contribuyendo al desarrollo eficiente de las actividades del proyecto y garantizando el cumplimiento de los procedimientos corporativos y contractuales.

• Gestionar y mantener actualizada toda la documentación administrativa del proyecto, garantizando su correcta organización, archivo y trazabilidad.
• Dar soporte administrativo al equipo de proyecto en las actividades diarias del proyecto.
• Coordinar el control documental de obra, incluyendo recepción, registro, distribución, archivo, informes, procedimientos, actas de reunión y documentación técnica.
• Gestionar el control de acceso y la documentación del personal propio, contratistas y subcontratistas, verificando el cumplimiento de los requisitos administrativos y legales establecidos.
• Coordinar los procesos de incorporación y acreditación del personal en obra, incluyendo gestión documental, formación obligatoria y permisos de acceso.
• Realizar el seguimiento y control de horas trabajadas, partes de trabajo, vacaciones, ausencias y registros de personal, conforme a los procedimientos de la compañía.
• Apoyar en la gestión administrativa de contratistas, órdenes de compra, solicitudes de servicios, recepción de facturas y seguimiento de procesos de aprobación.
• Coordinar la logística administrativa del proyecto, incluyendo reservas de viajes, alojamiento, transporte, salas de reunión y otros servicios requeridos por el equipo de obra.
• Elaborar informes administrativos periódicos y mantener actualizadas las bases de datos, registros y reportes del proyecto.
• Gestionar el inventario y suministro de material de oficina, equipos informáticos y otros recursos necesarios para el funcionamiento de la oficina de obra.
• Apoyar la preparación de auditorías internas y externas, facilitando la documentación requerida y asegurando el cumplimiento de los procedimientos corporativos.
• Colaborar con los departamentos corporativos de Recursos Humanos, Finanzas, Compras, HSE y Calidad para asegurar una adecuada coordinación administrativa del proyecto.
• Garantizar la confidencialidad y correcta gestión de la información y documentación del proyecto.

Requisitos

• Carnet de conducir.
• Disponibilidad para residir en Tilarán.
• Inglés intermedio.
• Será necesario ser un/a trabajador/a con sensibilidad en seguridad y salud, autonomía, compromiso y proactividad.

Formación

• Grado de administración o carreras afines.

Software/Herramientas

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